Das Gesundheitswesen gehört zu den am stärksten regulierten und sensibelsten Branchen. Täglich werden hier hochsensible Informationen verarbeitet – darunter Diagnosen, Behandlungsdaten, Medikationspläne, Laborbefunde und Abrechnungsdaten.
Eine erfolgreiche Gesundheitsversorgung setzt nicht nur sichere Systeme voraus, sondern auch eine strukturierte und vollständige Datenschutz-Dokumentation.
In der neuesten Ausgabe unseres Newsletters werfen wir einen Blick darauf, was Gesundheitseinrichtungen wissen müssen, um Bußgelder und Haftungsrisiken zu vermeiden und gleichzeitig das Vertrauen von Patienten zu stärken.
Warum Gesundheitsdaten besonders geschützt sind:
Gesundheitsdaten zählen nach Art. 9 DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten und unterliegen daher einem besonders hohen Schutzniveau. Sie umfassen alle Informationen über den körperlichen oder geistigen Zustand einer Person sowie über erbrachte oder geplante Gesundheitsleistungen. Für die Verarbeitung dieser Daten ist eine doppelte Rechtfertigung erforderlich: sowohl eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO als auch ein Ausnahmetatbestand nach Art. 9 Abs. 2–4 DSGVO. Zusätzlich gelten besonders strenge Anforderungen an technische und organisatorische Maßnahmen, umfassende Dokumentationspflichten sowie besondere Sorgfalt bei der Weitergabe von Daten an Dritte.
Häufige Datenschutzvergehen in der Praxis
In der Praxis treten immer wieder typische Lücken auf: übernimmt
– Unvollständige oder veraltete Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
– Fehlende Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) bei risikoreichen Verarbeitungen
– Unklare Rechtsgrundlagen für Datenverarbeitungen
– Fehlende Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) mit Dienstleistern
– Fehlende Löschkonzepte..
Datenschutz konkret: Die 7 erfolgskritischen Dokumentationsaspekte
1. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) als Fundament
Das VVT ist das Herzstück Ihrer Datenschutzorganisation. Hier werden alle Datenverarbeitungen erfasst, inklusive Zweckbindung, Kategorien betroffener Personen und Daten, Empfänger, Speicher- und Löschfristen sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs).
Ein sorgfältig geführtes VVT schafft Transparenz und Nachvollziehbarkeit, erleichtert die Bearbeitung von Betroffenenanfragen und bildet die Grundlage für Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA), Audits oder Kontrollen durch Aufsichtsbehörden. Es hilft Ihrer Einrichtung nicht nur, gesetzliche Anforderungen effizient umzusetzen, sondern auch, Risiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren. Kurz gesagt: Ein gut gepflegtes VVT ist nicht nur Pflicht, sondern der Dreh- und Angelpunkt für einen rechtssicheren, strukturierten Datenschutz in Ihrer Einrichtung.
2. Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA)
Eine DSFA ist Pflicht, wenn Sie Gesundheitsdaten im großen Umfang oder mit hohem Risiko verarbeiten – etwa bei Einführung neuer digitaler Services für Patienten oder beim Einsatz neuer Technologien wie KI in der Diagnostik. In einer DSFA muss die geplante Verarbeitung strukturiert beschrieben, die Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit bewertet, potenzielle Risiken für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen identifiziert und die vorhergesehenen TOMs nachvollziehbar dokumentiert werden. Ziel ist es, Datenschutzrisiken frühzeitig zu erkennen, angemessen zu mindern und die Datenschutzkonformität nachweisbar zu machen.
3. Rechtsgrundlagen
Bei Gesundheitsdaten genügt eine einfache #Rechtsgrundlage nicht – Sie brauchen immer eine doppelte Rechtfertigung: eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO und ein Ausnahmetatbestand nach Art. 9 Abs. 2-4 DSGVO.
Beispiel – Medizinische Versorgung:
Die Verarbeitung personenbezogener Gesundheitsdaten ist zulässig,
– wenn sie zur Erfüllung eines #Behandlungsvertrags erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und
– gleichzeitig unter den Ausnahmetatbestand des Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO fällt,
da sie für Zwecke der Gesundheitsvorsorge, medizinischen Diagnostik, Versorgung oder Behandlung notwendig ist.
So wird sichergestellt, dass Patientendaten nur insoweit verarbeitet werden, wie es zur medizinischen Behandlung erforderlich und rechtlich legitimiert ist.
4. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) sind das Rückgrat Ihres Datenschutzmanagements – und im Gesundheitswesen besonders wichtig. Sie bilden den Schutzschild gegen Datenpannen, Cyberangriffe und unbefugte Zugriffe auf sensible Gesundheitsinformationen.
Dabei gilt: Nicht nur, ob Maßnahmen vorhanden sind, sondern wie gut sie dokumentiert, umgesetzt und regelmäßig überprüft werden.
Was überzeugt in der Praxis:
– Technisch: Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, starke Authentifizierungsverfahren, Zero-Trust-Netzwerke, regelmäßige Backups und lückenlose Zugriffprotokolle.
– Organisatorisch: Klare Rollen- und Berechtigungskonzepte, Schulungen im sicheren Umgang mit Gesundheitsdaten, geübte Notfall- und Wiederherstellungspläne sowie datenschutzfreundliche Standardeinstellungen in allen Systemen.
Wer seine TOMs regelmäßig prüft, dokumentiert und an neue Risiken anpasst, zeigt nicht nur Compliance, sondern stärkt auch Vertrauen bei Patienten, Partnern und Aufsichtsbehörden.
5. Grundsätze nach DSGVO: Datenminimierung, Transparenz und Speicherbegrenzung
Im Gesundheitswesen gilt: So wenig Daten wie möglich, so viel Schutz wie nötig. Die Grundsätze der DSGVO helfen Ihnen dabei, Gesundheitsdaten gezielt, sicher und transparent verarbeiten zu können.
Datenminimierung: Erheben und verarbeiten Sie nur die Informationen, die wirklich für Behandlung, Abrechnung oder Forschung erforderlich sind. Alles, was nicht benötigt wird, sollte gar nicht erst verarbeitet werden.
Transparenz: Patienten müssen klar informiert werden: über die Art der Daten, den Verarbeitungszweck, die Rechtsgrundlage und darüber, an wen die Daten weitergegeben werden. Dies geschieht durch Datenschutzhinweise, die einfach zugänglich und verständlich sein sollten.
Zweckbindung und Speicherbegrenzung: Gesundheitsdaten dürfen nur für den definierten Zweck genutzt werden. Ein Löschkonzept legt fest, wann Daten gelöscht werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen ablaufen. So vermeiden Sie unnötige Datenansammlungen und erhöhen die Datensicherheit.
Wer diese Grundsätze konsequent umsetzt, schützt Patientendaten, sorgt für nachvollziehbare Prozesse und stärkt das Vertrauen aller Beteiligten – und erfüllt gleichzeitig die DSGVO-Anforderungen
6. Auftragsverarbeitung
In der digitalisierten Gesundheitsversorgung arbeiten Sie selten allein: IT-Dienstleister, Abrechnungsunternehmen, Cloud-Anbieter. All diese Partner könnten auf sensible Gesundheitsdaten zugreifen – und genau deshalb brauchen Sie rechtssichere Auftragsverarbeitungsverträge (AVV).
Was viele unterschätzen: Sie bleiben als Auftraggeber verantwortlich, auch wenn ein Dienstleister Fehler macht. Gut ausgewählte Dienstleister, rechtssichere AVV und dokumentierte Maßnahmen zeigen, dass Sie Ihrer Sorgfaltspflicht nachgekommen sind – und reduzieren das Risiko von Bußgeldern.
7. Betroffenenrechte richtig umsetzen
Patienten haben als Betroffene umfangreiche Rechte: Auskunft über ihre Daten, Berichtigung falscher Angaben, Löschung (soweit keine Aufbewahrungspflichten bestehen), Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch gegen bestimmte Datennutzungen.
Im Gesundheitswesen gestaltet sich die Umsetzung dieser Rechte besonders anspruchsvoll, da Daten häufig in verschiedenen Systemen gespeichert sind. Hinzu kommt, dass gesetzliche Aufbewahrungsfristen, zum Beispiel für Behandlungsunterlagen, die Löschung von Daten teilweise einschränken.
Für eine fristgerechte und strukturierte Umsetzung der Betroffenenrechte sind klar definierte Prozesse, geschulte Ansprechpartner und eine vollständige Dokumentation unerlässlich.
Unser Fazit: Datenschutz als Vertrauensvorteil – und wie Sie ihn einfach umsetzen!
Organisationen, die Datenschutz ernst nehmen, profitieren gleich mehrfach: Sie reduzieren Bußgelder und Haftungsrisiken, stärken das Vertrauen von Patienten und Partnern und schaffen durch klare Prozesse die Basis für effizientere Abläufe und Innovation. Aber: Datenschutz im Gesundheitswesen ist komplex. Unterschiedliche Rechtsgrundlagen, umfassende Dokumentationspflichten und die Verarbeitung hochsensibler Daten können schnell zur Herausforderung werden – gerade bei knappen Ressourcen.
Unsere Lösung: Praxistauglicher Datenschutz für Gesundheitseinrichtungen
Wir bieten Gesundheitseinrichtungen maßgeschneiderte Datenschutzlösungen, die rechtlich sicher, praxisnah und sofort umsetzbar sind. Mit unserer PRIVACYAPP und unserer umfassenden Expertise im Gesundheitswesen begleiten wir Sie von der Erstellung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) über Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) bis hin zu technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs). Wir sorgen dafür, dass Ihre Einrichtung prüffest, transparent und sicher arbeitet.
Jetzt handeln: Schützen Sie Patientendaten und Vertrauen in Ihrer Einrichtung. Kontaktieren Sie uns für eine persönliche Beratung oder einen Check Ihrer Datenschutzprozesse: kanzlei@legal-krueger.de.