Ob Projektbilder auf Instagram oder digitale Dokumentation von Bauprojekten – Handwerksbetriebe und KMU’s nutzen längst digitale Tools. Doch je digitaler der Alltag, desto wichtiger wird die rechtliche Absicherung. In diesem Beitrag werfen wir einen praxisnahen Blick auf das, was wirklich zählt: Datenschutz im Betrieb, Rechtssicherheit auf Social Media und Fallstricke, die es zu umgehen gilt!
Grundlagen und Pflichten
Seit 2018 muss jedes Unternehmen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) umsetzen – unabhängig von der Größe oder der Mitarbeiteranzahl. Diese EU-weite Verordnung regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten und schützt die Privatsphäre von Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern. Die Einhaltung dieser Vorschriften ist nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern kann auch ein entscheidender Wettbewerbsvorteil für Ihr Unternehmen sein.
Um die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen, müssen Unternehmen verschiedene Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten umsetzen. Dazu gehören insbesondere:
1. Erstellung von rechtssicheren Datenschutzhinweisen: Diese müssen auf Ihrer Website und in Ihren Social-Media-Profilen leicht zugänglich sein und detailliert erläutern, welche Daten Sie erheben und wie Sie diese verarbeiten.
2. Dokumentation aller Datenverarbeitungsprozesse: Im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten müssen Sie u.a. dokumentieren, welche personenbezogenen Daten Sie zu welchem Zweck verarbeiten, wer darauf Zugriff hat, wie lange die Daten gespeichert werden und welche Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz implementiert wurden.
3. Technische und organisatorische Maßnahmen: Der Schutz personenbezogener Daten erfordert geeignete Sicherheitsvorkehrungen. Dazu zählen unter anderem der Einsatz sicherer Passwörter, Datenverschlüsselung, Zugangsbeschränkungen sowie regelmäßige Backups.
4. Löschkonzept: Ein klar definiertes Konzept zur fristgerechten Löschung personenbezogener Daten ist erforderlich, um den gesetzlichen Anforderungen zur Datenminimierung und Speicherbegrenzung nachzukommen.
5. Abschluss und Dokumentation aller Verträge zur Auftragsverarbeitung: Sobald externe Dienstleister mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beauftragt werden (z. B. IT-Dienstleister, Cloud-Anbieter), müssen entsprechende Verträge zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen und dokumentiert werden.
6. Schulung der Mitarbeiter: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter im Umgang mit personenbezogenen Daten geschult sind und die geltenden Datenschutzrichtlinien sicher anwenden können.
Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung
Ein zentraler Bestandteil des Datenschutzes ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Grundsätzlich gilt: Die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur dann zulässig, wenn eine klare Rechtsgrundlage vorliegt.
Bei Kundendaten:
Gut zu wissen: Zur Erfüllung eines Vertrags dürfen Sie die dafür erforderlichen personenbezogenen Daten auch ohne gesonderte Einwilligung erheben und verarbeiten. Dazu zählen z. B. Name, Adresse, Kontaktdaten und Zahlungsinformationen.
Für alle darüber hinausgehenden Verarbeitungszwecke – also solche, die nicht unmittelbar der Vertragserfüllung dienen – kann eine ausdrückliche Einwilligung der Kunden erforderlich sein. Diese muss freiwillig, informiert, eindeutig und jederzeit widerrufbar sein. Außerdem sollte die Einwilligung klar und verständlich formuliert sein.
Bei Mitarbeiterdaten:
Möchten Sie personenbezogene Daten oder Fotos von Mitarbeitern veröffentlichen – beispielsweise auf der Unternehmenswebsite, im Intranet oder in Broschüren – sind ebenfalls strenge Datenschutzvorgaben zu beachten. Ohne ausdrückliche Einwilligung dürfen lediglich Name, Berufsbezeichnung und dienstliche E-Mail-Adresse verwendet werden. Die Veröffentlichung weiterer Informationen, insbesondere von Fotos oder persönlichen Aussagen, erfordert in jedem Fall eine informierte, freiwillige und eindeutig dokumentierte Einwilligung der betroffenen Person.
Social Media & Datenschutz
Social Media bietet Unternehmen jeder Größe hervorragende Möglichkeiten, ihre Arbeit zu präsentieren, mit Kunden in Kontakt zu treten und neue Aufträge zu generieren. Doch auch hier gibt es zahlreiche rechtliche Aspekte zu beachten.
Impressumspflicht auf Social Media:
Die Impressumspflicht gilt nicht nur für Ihre Website, sondern auch für alle geschäftlich genutzten Social-Media-Kanäle. Das Impressum muss jederzeit leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und dauerhaft verfügbar sein.
Wichtig für Handwerksbetriebe: Unternehmen, die in der Handwerksrolle A eingetragen sind, müssen zusätzlich die zuständige Handwerkskammer im Impressum angeben. Dies gehört zu den Pflichtangaben gemäß dem Digitale-Dienste-Gesetz (DDG, früher Telemediengesetz).
Was muss ins Impressum?
· Name, Anschrift und Rechtsform des Unternehmens
· Vertretungsberechtigte Person(en)
· Kontaktdaten (z.B. Telefon, E-Mail)
· Registereintragungen
· Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (falls vorhanden)
· Angabe der zuständigen Aufsichtsbehörde
· Bei bestimmten Berufen: Berufsbezeichnung und anwendbare Regeln
Tipp: Verlinken Sie das Impressum in sozialen Netzwerken gut sichtbar im Profil oder in der Bio.
Datenschutzhinweise auf Social Media
Neben dem Impressum benötigen Sie für Ihre Social-Media-Präsenzen auch Datenschutzhinweise – insbesondere wenn diese für Werbezwecke genutzt werden. Die Datenschutzhinweise müssen Nutzern klar und verständlich darüber informieren, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, durch wen dies geschieht (z. B. Sie als Seitenbetreiber und Meta als Plattformbetreiber), zu welchem Zweck und auf welcher rechtlichen Grundlage.
Wichtig: Die Datenschutzhinweise Ihrer Website können nicht ohne Anpassungen für bspw. Instagram verwendet werden, da auf Social-Media-Plattformen unterschiedliche Datenverarbeitungen stattfinden. Passen Sie Ihre Hinweise daher an, um die spezifischen Datenverarbeitungen in Bezug auf Ihre Social-Media-Aktivitäten detailliert darzustellen.
Musik und Sounds auf Instagram-rechtliche Fallstricke:
Viele Unternehmen nutzen Instagram-Reels mit Musik, um ihre Inhalte ansprechend zu präsentieren. Doch hier lauern erhebliche rechtliche Risiken:
Grundsätzlich gilt: Keine Nutzung ohne Lizenz. Jede Musik, die auf Instagram genutzt wird, ist urheberrechtlich geschützt. Ohne die notwendigen Rechte kann die Nutzung zu Urheberrechtsverletzungen führen und kostspielige Abmahnungen nach sich ziehen.
Besonders problematisch ist die Situation für Business-Accounts: Die Nutzung der Instagram-Musikbibliothek kann zu Abmahnungen führen, da die Lizenzen oft nicht für kommerzielle Nutzung gelten.
Rechtssichere Alternativen sind:
· Die Sound Collection von Instagram
· Spezielle Anbieter wie Jamendo Music, Artlist und Musikfox, die Musik mit entsprechenden Lizenzen für die kommerzielle Nutzung anbieten
· GEMA-lizenzierte Musik, sofern Sie die entsprechenden Rechte erworben haben.
Fotos von Baustellen und Drohnenaufnahmen
Die Dokumentation durch Fotos von Baustellen oder Drohnenaufnahmen kann ein wirkungsvolles Marketinginstrument sein – insbesondere für Handwerksbetriebe, Architekturbüros und Immobilienmakler.
Baustellen- und Objektfotos:
Bei der Veröffentlichung von Fotos von Baustellen oder fertiggestellten Projekten gilt es, mehrere rechtliche Aspekte zu berücksichtigen:
· Das Recht am eigenen Bild: Eine Veröffentlichung von Personen ohne deren Einwilligung sollte grundsätzlich unterlassen werden. Dies betrifft sowohl Mitarbeiter als auch Kunden oder zufällig anwesende Personen.
· Einwilligung des Bauherrn: Vor der Veröffentlichung von Baustellenfotos sollte immer die Erlaubnis des Bauherrn eingeholt werden. Der Abschluss eines Vertrages überträgt dem Bauherrn nicht automatisch die Rechte zur Veröffentlichung von Bildern seines Eigentums.
· Urheberrecht an Gebäuden: Bei architektonisch besonders gestalteten Gebäuden kann auch ein Urheberrecht des Architekten bestehen, das ebenfalls zu beachten ist.
Drohnenaufnahmen:
Drohnenaufnahmen bieten spektakuläre Perspektiven, unterliegen jedoch strengen rechtlichen Regelungen:
· Einwilligung der Grundstückseigentümer: Für das Überfliegen fremder Wohngrundstücke benötigen Sie die Einwilligung des Grundstückseigentümers.
· Persönlichkeitsrechte: Aufnahmen, die Personen klar erkennbar zeigen, dürfen nicht ohne Einwilligung veröffentlicht werden.
· Nachbargrundstücke: Vor der Durchführung von Drohnenaufnahmen sollten Sie die Einwilligung der betroffenen Nachbarn einholen.
Bei der Dokumentation Ihrer Arbeit durch Fotos oder Drohnenaufnahmen ist es wichtig, die Persönlichkeitsrechte der abgebildeten Personen und die Eigentumsrechte der Grundstückseigentümer zu respektieren. Mit entsprechenden Einwilligungserklärungen lassen sich auch hier rechtssichere Lösungen finden.
Unser Fazit
Die Digitalisierung bietet enorme Chancen, bringt aber auch rechtliche Herausforderungen mit sich. Datenschutz, Urheberrecht und Social Media – die richtigen Schritte in diesen Bereichen sind entscheidend, um Ihr Unternehmen zukunftssicher und rechtssicher zu machen.
Investieren Sie in Ihre Wettbewerbsfähigkeit und handeln Sie jetzt! Nutzen Sie die Chancen, die die digitale Welt bietet, und schützen Sie Ihr Unternehmen gleichzeitig vor rechtlichen Risiken. Ob es um die Umsetzung der DSGVO, die korrekte Nutzung von Social Media oder den sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten geht – wir bieten Ihnen das Wissen und die Werkzeuge, um Ihr Unternehmen rechtlich abzusichern und zukunftssicher zu machen.
Buchen Sie jetzt Ihre Demo !