Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist seit Mai 2018 das zentrale Regelwerk für den Schutz personenbezogener Daten in der Europäischen Union. Sie legt fest, wie Unternehmen und Organisationen mit den Daten von Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern umgehen müssen. Ein zentrales Element der DSGVO sind die Grundsätze der Datenverarbeitung – sie bilden das Fundament für jede rechtmäßige Datenverarbeitung.
1. Rechtsmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz
Die Verarbeitung personenbezogener Daten muss auf einer gültigen Rechtsgrundlage beruhen – etwa einer Einwilligung, einem Vertrag oder einer gesetzlichen Verpflichtung. Gleichzeitig muss sie für die betroffene Person nachvollziehbar und fair sein. Der Grundsatz der Transparenz verlangt, dass Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten klar, verständlich und leicht zugänglich bereitgestellt werden.
2. Zweckbindung
Personenbezogene Daten dürfen nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben und verarbeitet werden. Die Daten dürfen nicht für andere Zwecke verwendet werden, die den ursprünglichen Zwecken widersprechen.
3. Datenminimierung
Es dürfen nur solche Daten erhoben werden, die für den jeweiligen Zweck tatsächlich erforderlich sind. Die DSGVO fordert hier ein sparsames und zielgerichtetes Vorgehen: „So viel wie nötig, so wenig wie möglich.“
4. Richtigkeit
Personenbezogene Daten müssen sachlich richtig und – wenn nötig – auf dem neuesten Stand sein. Unrichtige Daten sind zu berichtigen oder zu löschen. Unternehmen sollten daher Prozesse zur Datenpflege und -aktualisierung etablieren.
5. Speicherbegrenzung
Daten dürfen nicht länger gespeichert werden, als es für die Zwecke der Verarbeitung erforderlich ist. Sobald der Zweck entfällt und die Aufbewahrungsfrist endet, müssen die Daten gelöscht werden. Ein Löschkonzept hilft dabei, diese Vorgabe systematisch umzusetzen.
6. Schutz der personenbezogenen Daten
Die Verarbeitung muss durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen geschützt werden. Dazu gehören etwa Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung, Firewalls und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen. Ziel ist es, Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Zerstörung zu schützen.
7. Rechenschaftspflicht
Verantwortliche Stellen müssen nachweisen können, dass sie die Datenschutzgrundsätze einhalten. Das bedeutet: Dokumentation, Kontrolle und kontinuierliche Verbesserung der Datenschutzmaßnahmen sind unerlässlich.
Fazit
Die Grundsätze der Datenverarbeitung sind mehr als nur juristische Vorgaben – sie sind Ausdruck eines verantwortungsvollen Umgangs mit persönlichen Informationen. Wer sie beachtet, schafft Vertrauen, minimiert Risiken und handelt im Einklang mit geltendem Recht.
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