Für Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, führt kein Weg am Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) vorbei. Es dokumentiert, strukturiert und schützt – wenn es richtig gemacht wird. Doch was bedeutet „richtig“? Wer ist betroffen? Und warum lohnt sich der Aufwand?
1. Was ist ein VVT- und warum ist es so wichtig?
Das VVT ist das Herzstück Ihres Datenschutz-Managements. Es dokumentiert systematisch alle Datenverarbeitungen in Ihrem Unternehmen und erfüllt dabei zentrale Anforderungen der DSGVO:
· Rechenschaftspflicht: Sie können jederzeit belegen, wie Sie mit personenbezogenen Daten umgehen
· Transparenz: Alle Verarbeitungsprozesse werden nachvollziehbar dokumentiert
· Risikobewertung: Potenzielle Schwachstellen werden frühzeitig erkannt
· Behördliche Kontrollen: Bei Prüfungen sind Sie optimal vorbereitet
2. Wer ist zur Führung eines VVT verpflichtet?
Zur Führung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten sind sowohl Verantwortliche (z. B. Unternehmen, Behörden, Vereine) als auch Auftragsverarbeiter (z. B. IT-Dienstleister, Hosting-Provider) verpflichtet, wenn sie regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten.
3. Was gehört in ein vollständiges VVT?
Ein gut strukturiertes VVT enthält unter anderem folgende Angaben:
· Verantwortliche Stelle (inkl. Datenschutzbeauftragter, falls vorhanden)
· Bezeichnung der Verarbeitung (z. B. „Bewerbermanagement“)
· Zweck der Verarbeitung (z. B. Vertragsabwicklung, Lohnabrechnung)
· Betroffene Personengruppen (z. B. Mitarbeitende, Kund:innen)
· Verarbeiteten Datenkategorien (z. B. Kontaktdaten, Gesundheitsdaten)
· Rechtsgrundlagen
· Empfänger der Daten (intern und extern)
· Drittlandübermittlungen (inkl. Garantien)
· Speicher- und Löschfristen
· Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
Tipp: Einheitliche Strukturen und Vorlagen erleichtern die Pflege und erhöhen die Qualität der Dokumentation.
4. Welche Risiken drohen bei Verstößen?
Ein fehlendes oder unvollständiges VVT ist kein Kavaliersdelikt. Es kann als Ordnungswidrigkeit nach Art. 83 Abs. 4 lit. a DSGVO geahndet werden – mit Bußgeldern von bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des weltweiten Jahresumsatzes.
Weitere Risiken:
· Anordnungen der Aufsichtsbehörde
· Verpflichtung zur Nachbesserung
· Reputationsschäden
· Haftungsrisiken für die Geschäftsleitung
5. Die Realität: Warum die VVT-Erstellung zur Herausforderung wird
Die Theorie ist klar, die Praxis komplex. Bereits der erste Schritt entpuppt sich oft als Mammutaufgabe: Welche Abteilungen verarbeiten überhaupt personenbezogene Daten? Die Antwort überrascht meist – von der Buchhaltung über das Marketing bis zur IT sind praktisch alle Bereiche betroffen.
Typische Stolpersteine
· Fehlende Übersicht: Welche Systeme und Tools werden wirklich genutzt?
· Komplexe Zuständigkeiten: Wer ist für welche Verarbeitung verantwortlich?
· Rechtliche Einordnung: Welche Rechtsgrundlage passt zu welchem Zweck?
· Abstimmungsaufwand: Zwischen Fachabteilungen, IT und Datenschutz
Das Ergebnis: Viele Unternehmen verlieren sich in endlosen Excel-Tabellen, verlieren den Überblick und im schlimmsten Fall die Kontrolle über ihre Datenschutzprozesse.
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Fazit: Das VVT als strategisches Werkzeug nutzen
Ein vollständiges VVT ist weit mehr als nur eine lästige Pflicht – es ist Ihr Nachweis für professionelles Datenschutz-Management. Es zeigt Aufsichtsbehörden, Kund:innen und Geschäftspartnern, dass Sie Datenschutz ernst nehmen und Ihre Prozesse im Griff haben.
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