Was tun, wenn’s passiert?
Plötzlich ist es passiert: Ein Mitarbeiter verschickt versehentlich eine Excel-Liste mit Kundendaten an den falschen Empfänger. Eine klassische Datenpanne – und jetzt? Viele Unternehmen sind unsicher, wie sie richtig reagieren, was wirklich gemeldet werden muss und wie sie sich vor solchen Vorfällen schützen können.
Was genau ist eine Datenpanne?
Eine Datenpanne ist jede Verletzung der Sicherheit, bei der personenbezogene Daten:
· verloren gehen,
· unbefugt eingesehen werden,
· verändert oder gelöscht werden,
· oder in falsche Hände geraten.
Das kann durch menschliche Fehler, technische Pannen oder Cyberangriffe passieren.
Warum ist das Thema so brisant für Unternehmen?
· Bußgelder & Imageschäden: Datenpannen können teuer werden – finanziell und für das Vertrauen der Kunden.
· Komplexe Anforderungen: Die DSGVO verlangt nicht nur technische, sondern auch organisatorische Maßnahmen.
· Unsicherheit im Ernstfall: Viele Unternehmen wissen im Ernstfall nicht, wie sie reagieren sollen.
Die Uhr tickt 72 Stunden
Hat ein Unternehmen eine Datenpanne festgestellt und besteht dadurch ein Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen, beginnt ein Wettlauf gegen die Zeit: Innerhalb von 72 Stunden muss der Vorfall der zuständigen Datenschutzbehörde gemeldet werden. In manchen Fällen müssen zudem die betroffenen Personen über den Vorfall und die getroffenen Maßnahmen informiert werden – ein unangenehmer, aber notwendiger Schritt.
Was tun bei einer Datenpanne?
1. Sofort reagieren: Verschaffen Sie sich einen Überblick. Welche Daten sind betroffen? Wer ist involviert?
2. Risiko bewerten: Besteht ein Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen? Falls ja: Meldepflicht prüfen!
3. Dokumentieren: Jeder Vorfall muss intern dokumentiert werden – auch wenn keine Meldung erfolgt.
4. Vorbeugen: Analysieren Sie die Ursache und leiten Sie Maßnahmen ab, um Wiederholungen zu vermeiden.
Wie man sich schützt
Die gute Nachricht: Datenpannen lassen sich weitestgehend vermeiden. Mit:
· klaren Prozessen bei Sicherheitsvorfällen,
· technischen Schutzmaßnahmen (z. B. Verschlüsselung),
· und regelmäßigen Schulungen für Mitarbeitende.
Denn der beste Schutz ist Wissen – und Aufmerksamkeit.
Fazit
Datenpannen sind kein Weltuntergang – aber sie verlangen schnelles und überlegtes Handeln.
Mit klaren Prozessen, geschulten Mitarbeitenden und den richtigen Tools sind Sie bestens vorbereitet.
Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Prozesse datenschutzkonform zu gestalten, Ihre Mitarbeitenden regelmäßig zu schulen und im Ernstfall schnell und rechtssicher zu reagieren. Unser Experten-Team steht Ihnen jederzeit beratend zur Seite, damit Sie auch bei einer Datenpanne souverän und gesetzeskonform handeln können.
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